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企业ERP数据管理的重要性

2019-03-26


 

ERP作为计划与控制信息系统,要进行大量的信息处理。任何一个制造企业都有大

量的生产与技术数据。数据必须经过加工、处理才能产生有用的信息供决策者使用。因此,这些原始数据如何准确、及时、快速、可靠地送入计算机系统是至关重要的。人们常用进去的是垃圾,出来的也是垃圾”来形容由于原始数据不准确而产生错误信息的现象。经验证明,数据不准确是许多企业实施、应用ERP失败的原因。

如果问ERP实施的瓶颈是什么?会有相当多的人认为,在离散制造业,数据是成功实施ERP的严重瓶颈。为什么在其他的系统实施过程中,比如办公自动化系统(OA)和计算机辅助设计系统(CAD),数据问题没有成为如此严重影响系统实施成功的关键问题呢?实践表明,无论哪个行业,无论什么样的IT应用(CAD、CAM、PDM、ERP、CRM、OA)无论是什么样的业务(财务、销售、库存、计划和执行现场),哪里的数据准备工作量大或者复杂,哪里的系统应用就不顺利,或者即使系统运行但很难取得预期的效果。

因此,在实施应用ERP的过程中,一定要下决心采取必要的措施,保证各项数据的及时、准确、完整和一致。及时是指必须在规定的时间内进行数据的采集和处理,数据的产生与业务紧密相关,业务一旦进行,就要有数据记录,有些记录需要审核批准,这些必须在规定的时间内完成。准确是指数据与实际相符,避免或减少人为错误,在关键环节需要增加系统对数据的检验和人工审核。完整是指数据要满足全业各部门管理的需要,因此系统内的数据应当没有疏忽和遗漏。一致是指各部门的数据相同,通常要求数据的输入在业务的发生地进行,其他部门与人员无权对数据进行更改,对出现的错误要由出错的人更改。

 

为了达到ERP系统对数据的要求,通常认为需采取以下措施保证数据管理的质量:

1、   企业管理层对企业内部的“数据质量”给予高度重视,严肃对待。

2、   建立数据管理岗位责任制,大企业应该有专门机构来判定企业数据的标准,中小企业也应当有专人负责,标准应充分考虑到ERP系统运行的需要,所以数据标准规则的制定者必须由相关专业人员担任,初步的标准可由企业与软件公司共同讨论确定。

3、   及时将所制定的标准以企业公文的形式发布,让相关人员了解并方便执行

4、   培训员工,使每个人都对数据的重要性有充分的认识,对所经手的数据负责。

5、   定期清理数据,调整相关业务流程和操作规程,清除垃圾数据和已经失效的

数据。

6、   采取相应的管理措施,对易出问题的数据所对应的实体如仓库物料给予特别的保证,如物料分类存放、购买相关的计量仪表等。

 

主要的基础数据

 

ERP系统运行需要的数据量很大,虽然不同企业的具体业务数据不同,但数据的种类与特征基本相同,在对数据加工整理之前我们首先需要了解企业中主要的基础数据。

 

1.物料数据

物料数据不仅是企业生产过程管理的基础,也是MRP还行必备的数据源。ERP中物料概念具有广泛的含义,它不仅包含产品与原材料,也包括半成品、零部件、五金工具、包装材料;不仅包括企业中的全部物流实体,有时也包括中间件或虚拟件。因此,物料数据是所有数据中数量最多、分布最广、最复杂的数据集。物料数据基夲是静态数据,主要包括物料代码与描述数据,如物品颜色或规格数据、物料分类数据、物料清单数据、独立需求数据等。静态数据在系统运行的生命周期中基本保持不变,它们不随企业业务的变化而改变,是企业开展业务活动所需要的基础数据。

2.能力数据

MRP运行输出物料需求计划,该计划必须与能力计划相辅相成,才能保证计划的可行性。需求占用多少能力资源需要通过相关的能力数据计算出来,通常能力需求计的

单位以工作中心为基本单位,由于能力数据涉及企业具体的生产单位、生产设备人员技术水平与出勤情况,因此能力数据也是企业数据中比较复杂、管理难度较大的数据集合。与物料数据相同,能力数据也基本是静态数据,主要包括工作日历数据、工作中心数据、生产工艺数据、工序进度数据、产品定额工时数据、工作中心负荷数据、可用资源数据等。

3.库存数据

库存业务管理应能为企业提供准确的库存数据,包括各业内部库存数据出现错误的概率是最高的。因此,在管理上需要对物料进行分类,A、B、种原料与产品。实际上,企C三类物料管理要求的准确度有一定差别。库存业务需要的数据包括静态与动态两种。静态数据包括仓库代码数据、区域代码数据、货位代码数据、ABC分类码数据、物品领料原因数据库存操作原因数据、物品财务类别数据、仓库人员资料数据、往来单位资料数据等动态数据是指随企业业务的变化而不断改变的数据,它是对业务过程的记录。库存动态数据包括物料出入库数据、物料仓库数据、物品库位库存数据等

4.销售数据

销售是企业对外服务的窗口,是连接企业内部与外部的桥梁,销售业务完成的好坏直接影响企业经营规划的实现。销售业务需要的数据包括静态数据与动态数据两种。

静态数据包括客户资料数据、客户分类数据、服务人员资料、维修服务项目数据、订货方式数据、交货方式数据、退货方式数据、退货原因数据、订单或合同终止原因数据等。动态数据包括销售计划数据、销售发票数据(简约数据与明细数据)、销售订单数据,销售佣金数据、商品报价数据、合同数据、发货单数据、售后服务记录数据等

5.采购数据

采购业务是企业经营运作的起点,对供应商充分理解与选择,及时、高效、低成本地

完成企业制订的订购计划是它的业务目标。采购业务需要的数据包括静态数据与动态数据两种静态数据包括供应商资料数据、釆购员资料数据、交货方式数据、订货方式数据、退货原因数据、供应商分类数据订单或合同终止原因数据等。动态数据包括釆购订单数据、采购计划数据、供应商评价数据、收获检测结果数据收获数据、商品报价数据、请购单数据、釆购合同数据、采购退货数据等。

6.生产数据

生产过程是计划的实施过程,是按照生产计划的分解将任务按时间按工作量分配到

车间或工作中心。理论上,各车间或各工作中心每天将完成的工作计入系统中,形成生产过程的详细记录以便管理、销售部门掌握生产情况,但在实际操作中,生产过程的数据记录一般不能达到即时记录,因此可根据企业管理需求采取按批次记录或按时区记录的方式进行。生产数据也同样包括静态与动态两种数据。静态数据包括车间代码与描述数据、班组数据、工装夹具数据、工种代码数据、工票类别数据、工人技师资料数据、例外信息数据、工序优先级别数据等动态数据包括生产订单数据、优先级别数据、工序作业计划数据、车间用料数据、工票用料数据、产品完工数据、成品与废品数据、工序计划单价数据、人员工时数据等。

7.财务数据

财务管理涉及企业的各个职能部门,财务部门将各个部门的业务过程所需要的财务数据记录并支付或收取资金,同时完成财务核算。财务数据包括静态数据与动态据

两种。静态数据包括详细的会计科目设置数据、凭证类型数据、财务人员资料数据、支票数据、付款条件数据、产品档案数据、地区分类数据、客户与供应商资料数据等。会计科目中的所有项目数据均为动态数据不列举。

8.人力资源数据

虽然不是企业业务流程中的核心业务,但人力资源为企业主要业务提供重人力资源数据要的支持。ERP系统中人力资源数据包括静态数据与动态数据,并以静态数据为主。静态数据包括人事档案数据、人力资源计划数据、人员基本报酬数据、工作描述数据、岗位或职位责任与待遇数据、工种代码数据、职称或资历数据、住房数据、培训项目数动态数据包括培训计划数据、招聘数据、人员动态报酬数据、考勤数据、绩效评价数据等。据、测试结果数据等。除上述基本数据外,企业还有一些需要管理的数据,如与设备运行状态有关的数据,包括设备运行统计数据、事故记录数据、维修保养数据、精度检测数据、维修记录数据、设备维修工时定义数据等,还有与质量管理有关的数据等。

 

基础数据环境的建立

实施ERP系统要投入大量的时间和精力。周密计划、定义、装入和维护基础数据是成功的前提。为保证基础数据的质量需要采取几个重要的步骤:

(1)定义关键的数据元素,如物料代码、工艺路线、物料清单、工作中心、订货策略

项目类型和损耗率等。

(2)开始数据装入之前,将计算机系统的信息需求与信息使用者的需求进行核对

使每个人提前知道什么信息是可用的,报告是什么样子,假如有问题应如何予以解决。

3)定义要装入计算机系统的全部信息和信息来源。有些信息是不可缺省的,而有

些是可选择的。例如,和一项物料有关的信息可能有15-20个不同的数据项,仅要求其中的4-5项裝入计算机系统,其他数据项可以以后再裝入或根本不用。所以,要确定哪些数据项是必需的,哪些是可选的但以后要装入,哪些可能永远不用;还要指定负责确定所用数据项的部门和人。

4)指定适当的人将数据装入计算机,限定完成任务的时间,并进行审核

5)有些数据元素不是常数,时常会变化,其变化情况必须在计算机系统里得到反映。要定期检査,必要的话,修改这些数据。操作数据是管理和控制企业运作的基础。这些数据装入计算机的先后次序,由计划使用它们的时间来确定。一般来说,物料代码应当首先装入,然后是物料清单,工艺路线应在装入物料清单期间或在其后装入。工作中心是工艺路线信息的一部分,应在用到它们之前装入。

 

 


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