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企业ERP采购管理分析

2019-03-26

采购是购买生产产品所需的原辅材料、劳务所进行的计划、实施、控制和分析等一系列活动的总称。采购管理的目的是科学地规范企业的采购行为,建立稳定的供货渠道和通畅的供应链体系,选择合适的供应商,以适当的质量、恰当的数量、适当的价格从市场获得较好性价比的物资及劳务,保证企业生产经营的高速运转并获得较好的经济效益。

采购管理在企业生产经营流程中的地位十分重要,一般制造企业物流时间为总时间的90%,产品成本构成中60%70%与采购业务直接相关,因此做好采购管理工作是降低产品成本的主要途径;采购计划准时完成是销售订单及时交付的保障;良好的供应商管理对企业尤其重要,只有供应商顺畅地供应物料,才不会造成停工待料;而进料品质的稳定,是提高产品品质的前提;交货数量和交货期的准确,是保障公司对客户的承诺基础;对当前许多敏捷制造模式的装配型生产企业,供应链管理的水平甚至决定了企业发采购管理的职能主要有制定采购策略、加强供应商管理、采购基础管理、采购业务管展的速度。

采购订单管理与采购统计分析,具体内容如下

 

1.    制定采购策略

 

制定采购策略就是通过跨部门的运作,对不同供应商采取差异化的策略、方法、业务流程及政策规则,以期降低公司采购的物料、商品及服务的总成本,并经由系统化的流程企业在制定采购策略时往往要成立矩阵式组织,成员包括采购、生产、财务、技术、质建立,达到持续改善的目的量等专业人员,分析市场行情,掌握本企业生产经营活动物资需求情况,把握采购物资和供应商、外加工单位等市场资源动向,收集供应商信息和采购价格信息,结合采购业务交易信息进行分析,经过反复论证,制定最终策略。一般包括整合供应商数目,将各业务单位数量集中,将不同商品项目数量合并,比较总成本,考虑相关成本,重新议价,扩充供应商来源,开发新供应商等。

 

2.    加强供应商管理

 

通过对供应商日常交易信息的统计分析,对供应商进行定期评价;将供应商评价结果与采购政策挂钩,对供应商进行激励、督促和淘汰,以培育企业持续、稳定的供应商群体,建立企业稳固的供应链体系。供应商激励具体包括增减采购份额、提高或降低付款优先级、警告、限期整改、淘汰等,实现优质优价、优质优供、优质优付款,与供应商建立互惠共赢的战略伙伴关系,保证企业生产经营过程顺利进行。有效的供应商管理可以极大地改进工业企业的运作效率,如缩短生产周期、提高生产效率减少库存、加快资金周转增强对市场需求的应变力

供应商管理的工作内容包括供应商选择与评审、供应商考核评价、供应商优化等。

首先,供应商选择是确定供应商供货资格。全面了解供应商信息,科学、公正地进行初审和评价是建立供货资源的基础,也是建立技术、品质同步发展的战略伙伴的第一步。供应商评估要素包括技术水平、工艺设备状况、产品质量水平、生产规模和供应能力、价格、地理位置、可靠性、售后服务、提前期、交货准确率、快速响应能力

其次,供应商考核评价是日常管理的主要工作内容,目的是了解供应商的表现、促进供应商改进,并为供应商奖励、供应商优化提供依据。供应商日常管理的主要内容是质量、供应和经济三方面信息的统计和对比分析。

另外,供应商的优化是根据日常管理的数据和中长期采购策略思考所采取的海汰集中、互通信息、双方更深介人(共同产品设计、工艺改进)等措施,双方建立紧密的战略伙伴关系,共同进步发展,使企业供应链始终保持行业领先水平。

 

3.    采购的基础管理

 

采购的基础管理工作主要是与采购相关的标准化,以期建立规范、高效的采购流程。采购标准化包括文件模板和期量标准。采购标准化也是采购管理信息化建设的基础。采购文件模板是针对不同供应商、不同类型物料、不同采购方式建立不同的采购同模板,用于方便、快捷、规范的合同签订,防范采购风险;建立供应商日常管理、绩效评价的工作流程、模板和标准体系,以规范企业对供应商管理的要求。

采购期量标准是根据不同供应商、各种物资采购过程经历的时间,确定不同供应商、

不同物资的最大采购周期、最小采购周期和平均采购周期;根据生产经营及物资供应方情况确定釆购的经济批量,并根据实际情况变化及时进行调整;根据企业的物料消耗水平确定各种物料的最大库存量、最小库存量和安全库存量。采购期量标准是制订采购计划的重要依据。合理的期量标准是确定采购间隔期,满足安全库存,减少运费和仓储费用,保障生产供给,降低采购成本的基础。

 

4.    采购业务管理

 

采购业务管理是针对日常采购工作运行全过程的管理。其内容包括请购计划、采购

计划、订单管理、验收入库、退库处理等。企业采购战略的落实,供应链体系的建立和优化,供应商管理和激励政策的兑现等都必须在采购业务执行过程中实现。

1)请购计划。请购计划是采购活动的第一个环节,在请购过程中,要由使用部门

直接提出所需物料明细和用量,经过部门领导审核后报采购部门,采购部门对使用部门的物料需求进行合并和汇总,作为制订采购计划的依据。请购管理可以控制越权或超范围请购。

(2)制订采购计划。采购部门根据各使用部门的物料需求,结合库存情况编制各种

原材料和零部件的采购计划、零部件的委托加工计划,以保证产品生产的需求;连续不间断生产类型的企业可根据安全库存、订货点等信息产生采购需求。辅助材料、低值易耗品、修理用备件、办公用品等可将请购项目合并产生采购需求,需求汇总产生采购计划。采购计划是保证当期采购物资同生产需求在结构和总量上平衡、资金流出和流入匹配的关键环节。在实施了信息化管理系统(ERP)的企业中,采购计划是企业统一的计划体系中的重要环节。ERP系统根据企业主生产计划、产品结构和库存数据,按照MRP的计算方法,编制出采购计划。

3)询价管理。物品的价格信息除了收集各供应商的报价,查询企业历史采购价格,还可以从各种媒体上收集有关物品的报价并长期积累,建立价格监控查询体系,帮助

企业设立釆购限价,同时可以了解市场价格的变化情况和趋势,结合各种价格进行比价采购。

4)釆购方式选择。企业按照重要程度、采购难易程度、价值大小对采购物资进行

分类管理,便于企业针对不同物料类别采取相应的采购方式提高采购工作效率、降低采购成本。

 

5.    采购订单管理

 

在采购活动中,企业和供应商的交易依据是双方共同签署的采购合同。采购订单的物料明细来自采购计划。为了保护企业利益,首先,企业应该根据不同物料、不同采购方式制定规范的合同模板;其次,要制定不同授权级别的审批流程,因为合同签署是控制采购活动的关键,通常企业领导在合同上签字时,对合同涉及的物品单价、供应商的选择是否合适,只能根据采购部门的汇报来决定,缺乏可供正确决策的数据,因此,准确的价格情报、客观合理的供应商信息,对合同的批准是至关重要的;另外,订单管理的重点之是采购订单的执行跟踪,目的是确保按照订单的要求保质、保量、准时交付企业日常经营中可能出现由于供应方生产组织、运输、天气等因素产生的延迟交付或提前交付,从而会给生产经营带来如延迟交付等的不良影响。因此,跟踪采购业务进展情况,控制采购业务进度,出现异常情况及时报告相关部门或人员,并制定相应的应对措施避免企业损失。保证订单执行的质量是企业实现准时制生产的重要环节。

 

6.    采购统计分析

 

在现代企业管理中掌握信息就掌握了经营的主动权,采购管理的每个环节都需要准确的数据进行评价,也需要翔实的数据进行分析,找到管理的短板,响应市场变化,建立具有行业竞争力的供应链体系,提高企业核心竞争力。企业的采购统计分析一般包括以下内容

(1)采购计划完成情况分析。供应商/物料/采购员的采购计划(订货/交付)完成情况分析、上述内容的采购业绩的同期比较。能力

(2)供应商业绩评价和分析。供应商供货的数量、价格、准时交付率、质量、响应

3)应付账款账龄分析。客户应付账款的账龄结构

4)采购费用分析。不同物料/供应商的采购成本和费用分析。

5)价格分析。不同时期各原料产地的采购价格(平均价格、最高价格、最低价格)

公司的实际采购价格(平均价格、最高价格、最低价格);各种原料在不同地区、不同季节的釆购价格;各种运输方式的运费价格、各种原料的历史价格、当年各月份供应商报价平均交易价格;各种原料不同采购批量的价格分析等。

(6)采购员业绩分析。了解采购人员在一段时间内的采购物品、对应的供应商、采

购数量、价格、金额、当时企业的计划价、最高限价等,据此对其进行激励、优化和提升。

 

 


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