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企业ERP库存管理分析

2019-03-27

 

库存管理是物料管理的重要组成部分,狭义的物流管理指企业内部库存之间的物料流转过程及相关事项的管理。存货是企业在经营过程中为销售或生产耗用而储备的资产,包括库存中、加工中和在途的各种原材料、燃料、包装物、产成品以及发出商品等。企业为了保证生产经营过程的连续性,必须有计划地购入、耗用和销售存货并保证有适量库存满足生产流转的需要。

库存管理是物料管理中的一个核心问题,其业务处理同技术、质量、采购、生产、销售、财务等部门密切相关,承载着管理流程中计划执行、监督、反馈和校正等重要职能;存货管理的水平、数量及质量影响着成本核算的真实、准确。另外,库存成本在企业总成本中占了相当大的比例,如企业物流成本占营销成本的50%,其中存货费用大约要占35%而物流成本又会占产品全部成本的30%50%。在美国直接劳动成本不足生产成本的10%,并且还在不断下降,全部生产过程只有5%的时间用于加工制造,余下的95%时间都用于储存和运输。因此,如何实施正确的库存管理模式和策略,达到存货管理的基本目的,即在对顾客承担义务的同时实现最大限度的低库存保障、加速物料流转、提高企业运营效率和效益是目前企业十分关注的课题。

库存管理的一般职能为减少超额库存投资、降低库存成本、保证资产安全完整、防止延迟或缺货、减少呆滞商品。库存管理职责的具体内容如下:

1、做好仓库管理基础工作,确保仓库物品的账、卡、物三者一致。

仓库管理的基础工作包括批次、货位、ABC管理、指定安全库存标准等基础工作是仓库运用科学方法和手段进行精细化管理的前提。

批次管理是入库物料同订单的匹配,即对每一批量同时生产的物料在入库时设定唯的批号。设定批次管理的目的是保证产品生产过程和原料投入的质量追溯和商品召回制的实行。例如,目前在药品销售领域严格实行国家统一标准的GSP管理,生产领域实行GMP管理,使药品管理可追溯到产品的流向、产品的生产过程和每一批投入的产原料,对于提高产品质量、保障人民生命安全起到重要的作用。一些汽车生产企业也实行了产品召回管理方式,任何一个零部件出现问题就要召回该批次的所有汽车,进行技术改进,并追究零部件生产厂商的责任。实行批次管理不仅对分清责任、避免客户损失有重要的作用,对于追查原因、进行质量改进提高企业对客户诉求的快速反应能力也具有十分重要的作用。

货位管理是对仓库的存储空间进行分隔,并对每一分隔单位设定唯一编号。货位管理是货物实行先进先出的基础,也为提高货物摆放、盘查、配送等实物管理水平起到重要作用。

批次管理结合货位管理是应用信息化对库存实物实现精细化管理的基础,它能够使管理者一目了然地知道什么时间入库、谁生产的某批物资、放在什么地方,管理者就可以准确地按照先进先出规则发出货物,又可以准确地核算投入生产的实际成本,还可以随时跟踪和追溯质量问题,通过数据的积累还可以提供供应商管理和质量改进的数据。

ABC分类管理是依据重要性原则对物料进行的分类管理。一般将品种数较少、占用资金较大的物料定义为A;品种数较多、占用资金较少的物料定义为C;其他的定义为B类。这样就可以对关键的品种实行重要性管理方式,而对次要的品种实行一般的管理方式,将有限的资源投入关键的部位,以较少的管理成本投入并获得较好的效果。也可将库存物品按所占资金分成三类,并分别采取不同的采购策略、存储策略和管理办法,尤其是对重点物品施行重点管理的原则。

安全库存是一种额外持有的库存,是为了应对企业的计划变更,保证企业正常生产而设置的库存保有量。它作为一种缓冲器用来补偿在订货提前期内实际需求量超过期望需求量或提前期超过期望提前期所产生的需求。安全库存越大,出现缺货的可能性越小但库存越大,会导致剩余库存的出现。应根据不同物品的用途以及客户的要求,将缺货保持在适当的水平上,允许一定程度的缺货现象存在。安全库存的确定是建立在数理统计理论基础上的。安全库存的量化计算可根据顾客需求量固定、需求量变化、提前期固定、提前期发生变化等情况,利用正态分布图标准差期望服务水平等来求得。

 

2.物料入库

 

做好物资入库工作,保证入库物资与采购任务单、发运单一致,质量合格,数量相符。对于出现数量不符、质量不合格的物资,如果需要让步放行,应办理相关手续,同时协助采购部门做好退换货、索赔工作。

由于前面所述市场经济影响下产生了实物和所有权不同步的复杂状况,入库的因素就包含了正常采购入库、货到票未到暂估入库、代管库入库、下游步骤退货入库等多种因素,在办理入库手续时就要标明,还要在仓库区分不同区域进行管理,并分别建立台账。

物料入库的一般流程是按照采购订单收货,清点到货的供应商、物料种类、规格和数量,将物料摆放在待验区域。填写检验申请单,连同物料取样一起送交质检部门检验。根据检验结果对收到的物料进行处置:检验合格的物料办理物料入库手续;达不到质量要求的物料要求采购员进行退货/换货。

物料入库流程的管理关键点:一是按订单收货把物资入库同订单密切联系起来,就使物流管理流程同采购管理流程连接起来,供应商管理的结果能够落实在订单的配额中。二是收货和入库分为两个环节的目的是质量把关,很多企业收货和入库为一个环节,也没有待验收隔离区,管理混乱造成跨过检验环节进行生产投入,待生产加工后发现质量问题,给企业带来很大的损失。

 

3.物料出库

 

与生产物资领用人及销售部门密切配合,做好物资的出库工作,保证出库及时,数量准确。物资的出库包括生产投入领用、产品销售发出、寄售发出等方面内容。

物料出库的一般流程是根据生产订单的产品用料的要求进行发料。企业的物料领用分为两种方式,即批量配送和按单领用。

物料岀库流程的管理关键点:一是制造业在生产领用时一般实行配送模式和限额领料的管理。配送模式是把生产线零部件提前配套准备的职能放在仓库,仓库作为配送中心不但负责储存、分拣和理货、配货和分放、倒装和分装、装卸搬运、送货,还负责整个供应链的情报工作。配送中心在物流间起衔接作用,这种衔接不但靠实物的配送,也靠情报信息的衔接。二是限额领料是制造业定额管理的主要组成部分,是通过仓库进行成本控制的重要方法,另外通过限额领料管理进行定额消耗差异分析,对不断完善材料消耗定额也有十分重要的作用。

 

4.物料退库

退库物资分为生产过程中的退货和销售的退货两种情况:生产过程中的退货是加工过程中由于订单的更改、技术图纸改变、质量问题、计划不准确等原因产生的退货;销售退货是订单改变或出现质量问题产生的退货。退货处理一般要经技术检测(或服务)后将物料连同退货单一起到仓库退货,仓库保管员接收退货物料,同时要依据检验报告的结果进行下一步转储处理。

由于退库是物流和业务处理同主营业务流程的逆向运动,影响因素相当复杂,往往处理起来十分棘手,稍有拖宕就会一方面形成呆滞物资,另一方面造成责任追溯落空,还会影响客户的满意度,导致企业形象受损。因此,企业不仅要及时地进行退库处理,还应该建立退库原因的统计分析体系,分类型进行跟踪累计,用于对上游工作质量评价考核,同时还可以尽快找到关键的改进方向,便于采取相应措施,使管理得到提升

5.盘点

定期对库存物资进行盘点工作,出现盘盈、盘亏情况时应分析原因。盘点作业的目的:确定现存量,并修正库存;检査商品储存管理情况,发现潜在的问题;对库房管理水平进行评估,发现管理上的问题。

库存资产是企业资产的重要组成部分,又是生产经营全过程的蓄水池,所以库存物资账、卡、物必须保持一致,数据的适时、准确、真实对生产组织、订单及时交付、市场产品销售至关重要,因此定期进行盘点、对账、查找原因、盈亏及时处理是十分必要的。

 

6.呆滞物资处理

 

定期进行各种物资的库龄分析,及时发现呆滞物资,分析产生原因,确定责任部门和责任人,及时上报相关部门;呆滞物资处理报告经相关领导审批,由呆滞物资处理部门通过出售、代用、置换、报废等手段处理,及时化解不良库存;同时,追溯形成原因,完善相关业务流程,追究相关人员责任。

呆滞物料指物料存量过多,耗用量极少,而库存周转率极低的物料。对良好状态的原材料、外购件及外协件,存储超过3个月,在以后的生产中没有机会使用或者很少使用的;对成品、半成品,凡因质量不符合标准、在制或制成后客户取消订单、过多库存等因素影响,储存超过1年以上的,都算作呆滞物料。产生呆滞物料的原因分为外部原因和内部原因,外部原因比如客户更改或取消订单,供应商送货质量问题,客户退货等;内部原因主要有工程变更,过量采购或错误采购,试验或生产材料剩余等。

 

7.统计分析

库存管理的统计分析包括安全库存额度、库龄分析、代用料分析、供应及时率等。利用库存业务处理的信息,运用统计学方法,是企业进行数字化管理的重要组成部分。物流是企业经营流程的实物显现,企业运营过程中很多控制点都在仓库业务处理之中,这些信息非常宝贵,从中能够得到规律性和趋势发展的走向。

总之,传统的库存管理希望解决的基本问题是:何时订货和订多少货,旨在“保障供应而储备量最小”;而现代的库存管理关注的重点则增添了“在哪里存货、存什么货、货物种类及仓库如何搭配”等新内容,其根本目标是谋求“通过适量的库存达到合理的供应使得总成本最低”。现代企业运作对库存管理提出了更高的要求,管理者必须依靠科学的方法和信息技术保证企业物料的供应和产品的分配像流水线一样顺畅,使库存周转更加迅速。

 

 

 

 

 


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